Қарақалпақстан Республикасы Шымбай районы мәмлекетлик архиви ең дәслеп 1987-жылы Шымбай районы ҳәкимияты жанындағы хожалық есабындағы архив болып шѳлкемлестирилген сол ўақытта 41 фонд 1947-1984-жыллар аралығындағы 1249 сақлов бирлигинде жеке қурам ҳүжжетлери сақланған.
Ҳәзирде Қарақалпақстан Республикасы Министрлер Кеңесиниң 2012-жыл 1-августдағы 233-санлы шешимине тийкар ҳәм Шымбай районы ҳәкимлигиниң 2012-жыл 21-августдағы 373-санлы шешимине тийкарланып Шымбай районы мәмлекетлик архиви болип қайта дүзилген. Бүгинги күнде Шымбай районы мәмлекетлик архивинде 306 фонд, 24163 сақлаў бирлигинде басқарыў ҳүжжетлер, 19829 сақлаў бирлигинде жеке қурам бойынша ҳүжжетлер, 7892 сақлаў бирлигинде ўақтынша сақлаў бойынша ҳүжжетлер. Жәми 51884 сақлаў бирлиги ҳүжжетлери сақланады.
Aрхив- ҳүжжетлерди жыйнаў, есапқа алыў, сақлаў ҳәм олардан пайдаланыўды әмелге асыратуғын шѳлкем;
Aрхив тәрепинен кѳрсетилетуғын хызметлер бойынша тѳмендегилер болып,
Юридикалық ҳәм физикалық шахсларға бийпул әмелге асырилатуғын хызметлерге тѳмендегилер киреди:
а) архив ҳүжжетлеринен пайдаланыў ҳәм оқыў залында пайдаланыўшыларға хизмет кѳрсетиў;
б) социал -ҳуқықый сораўларды орынлаў, атап айтқанда, 10 жыллық мүддет ушын мийнет искерлиги ҳәм ис-ҳақыны тастыйықлаў туўрысындағы, юридикалық шахсты қайта атаў туўрысындағы, оқыў мәкемелеринде оқығанлығын тастыйықлаў, сыйлықланғанлық туўрысындағы архив мәлимлемелерин бериў;
в) архив мәлимлемелерин ҳәм архив ҳүжжетиниң кѳширме қағазда ҳәм електрон нусқаларын тийисли мәмлекет ҳәкимият ҳәм басқарыў шѳлкемлерине усыныў ;
г) ҳуқық қорғаў уйымларының шақырығына кѳре архив ҳүжжетлерин ўақтынша пайдаланыў ушын 3 ай мүддеткеше усыныў ;
д) Район аймағындағы мәкеме ҳәм шѳлкемлер архивтиң жыйнаў дәреклери Ѳзбекстан Республикасы Миллий архив фонды қурамына киритилген, белгиленген мекемелик сақлаӯ мүддети таўсылған ҳүжжетлерди тәртипке келтирилген ҳалда турақлы сақлаў ушын қабыл қылып алыў.
- Мәкеме ҳәм Шѳлкемлердиң ҳүжжетлерин тәртипке келтириў
- Мәкеме ҳәм Шѳлкемлер жумыс жүргизиўинде ҳүжжетлерди шѳлкемлестириў бойынша ишки норматив ҳәм стилистик ҳүжжетлерди ислеп шығыў, олардың ҳүжжетлер менен ислеў бойынша искерлигин үйрениў
- Ҳүжжетлерден пайдаланыў (Мүлкшилик ҳуқықларды анықлаў, Суд қарарлары )
- Ҳүжжетлер ҳәм китапларды ремонтлаў, тигиў, түплеў ҳәм оларға қайта ислеў жумыслары
- Бѳлек ѳзгешеликке ийе басқада хызметлер
Шымбай районы аймағындағы кәрхана шѳлкемлер ҳүжжетлерин сақлаў, тәртипке келтириў ҳәм архив жумысларының пуллы хызмети ушын шәртнама дүзеди.
